Trong một doanh nghiệp, chi phí thuê văn phòng của công ty là một trong những chi phí cốt lõi. Việc quản lý chi phí thuê văn phòng của công ty một cách hiệu quả và hợp lý không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp mà còn giúp tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, để hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách chính xác và hợp lý là một vấn đề khó đối với nhiều doanh nghiệp. Vậy, làm thế nào để hạch toán chi phí thuê văn phòng đúng cách?
1. Chi phí cố định
Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi theo mức độ sản xuất hoặc doanh thu của doanh nghiệp. Các ví dụ về chi phí cố định bao gồm tiền thuê văn phòng và phí dịch vụ văn phòng.
1.1. Tiền thuê văn phòng
Là chi phí cố định mà doanh nghiệp phải trả để thuê một không gian làm việc. Chi phí này không thay đổi theo số lượng sản phẩm hoặc doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Thông thường, chi phí thuê văn phòng được trả theo tháng hoặc theo năm và được xác định trước khi bắt đầu sử dụng.
1.2. Phí dịch vụ văn phòng – Một trong những loại chi phí thuê văn phòng của công ty
Đây là chi phí cố định khác mà doanh nghiệp phải trả để sử dụng các dịch vụ văn phòng như điện thoại, internet, máy in, máy fax, dịch vụ bưu điện, bảo vệ, vệ sinh văn phòng, và các chi phí liên quan khác. Các chi phí này cũng không thay đổi theo mức độ sản xuất hoặc doanh thu của doanh nghiệp và được xác định trước khi bắt đầu sử dụng.
2. Chi phí biến đổi
Chi phí biến động (hay còn gọi là chi phí biến đổi) là các chi phí thay đổi tương ứng với sản lượng hoặc doanh thu của doanh nghiệp.
2.1. Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
Giá điện cho thuê văn phòng là chi phí biến động được tính dựa trên lượng điện sử dụng tại văn phòng của doanh nghiệp. Chi phí này thay đổi theo mức độ sử dụng điện của doanh nghiệp và có thể được giảm bằng cách sử dụng các thiết bị tiết kiệm điện hoặc thực hiện các biện pháp tiết kiệm năng lượng.
2.2. Phí đỗ xe
Là chi phí biến động mà doanh nghiệp phải trả để đỗ xe tại các khu vực công cộng hoặc tại những bãi đỗ xe riêng của doanh nghiệp. Chi phí này thay đổi tùy thuộc vào số lần và thời gian đỗ xe của doanh nghiệp.
2.3. Chi phí bất thường
Là các chi phí không thường xuyên xảy ra và không thể dự đoán được trước. Ví dụ, chi phí này có thể bao gồm chi phí sửa chữa thiết bị bị hỏng hoặc chi phí thay thế các thiết bị phát sinh trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh.
2.4. Phụ phí làm ngoài giờ
Chi phí biến động mà doanh nghiệp phải trả để chi trả cho nhân viên làm thêm giờ làm việc. Phí ngoài giờ thuê văn phòng thay đổi tùy thuộc vào số giờ làm thêm của nhân viên và mức độ cần thiết của công việc.
3. Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê
Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê là các chi phí mà doanh nghiệp phải trả một lần trong một khoảng thời gian cụ thể và không phải trả lại. Các ví dụ về chi phí này bao gồm:
3.1. Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
Chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho các dịch vụ thiết kế và thi công nội thất khi đang thuê một không gian làm việc mới. Chi phí này thường được tính dựa trên diện tích và mức độ phức tạp của thiết kế và thi công.
3.2. Chi phí hoàn trả khi chấm dứt hợp đồng
Là chi phí mà doanh nghiệp phải trả để hoàn trả không gian làm việc cho chủ sở hữu hoặc để trả lại bất kỳ tiền đặt cọc nào khi hợp đồng thuê kết thúc. Chi phí này được tính dựa trên điều kiện của hợp đồng thuê và có thể khác nhau tùy thuộc vào thời gian thuê, diện tích và các điều kiện khác.
4. Quy định trong hợp đồng đến chi phí thuê văn phòng
Quy định trong hợp đồng thuê văn phòng bao gồm các điều khoản và điều kiện liên quan đến chi phí thuê văn phòng. Các ví dụ về quy định trong hợp đồng đến chi phí thuê văn phòng bao gồm:
4.1. Xác định diện tích phải trả tiền
Điều kiện quan trọng trong hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cần phải xác định rõ diện tích mà họ sẽ thuê và đưa vào hợp đồng để tránh những tranh chấp không đáng có về việc tính toán chi phí sau này. Điều này cũng giúp doanh nghiệp có thể tính toán chi phí thuê văn phòng chính xác hơn.
4.2. Ảnh hưởng của việc điều chỉnh tỷ giá đến số tiền thuê văn phòng
Điều quan trọng mà doanh nghiệp cần phải cân nhắc khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Nếu tỷ giá đổi ngoại tệ thay đổi, số tiền thuê văn phòng có thể tăng hoặc giảm theo tỷ lệ với việc thay đổi tỷ giá đó.
4.3. Điều chỉnh đơn giá thuê văn phòng
Là điều cần thiết trong trường hợp giá thuê văn phòng bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi của một số yếu tố, chẳng hạn như chi phí vận hành, chi phí năng lượng hoặc giá cả của vật liệu xây dựng. Việc điều chỉnh đơn giá thuê văn phòng có thể được thực hiện thông qua đàm phán giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu văn phòng.
5. Hạch toán chi phí thuê văn phòng
Hạch toán chi phí thuê văn phòng là quá trình ghi nhận các chi phí liên quan đến việc thuê văn phòng vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Các bước hạch toán chi phí thuê văn phòng bao gồm:
- Ghi nhận chi phí cố định: Đối với chi phí cố định như tiền thuê văn phòng, phí dịch vụ văn phòng, doanh nghiệp sẽ ghi nhận chúng vào tài khoản chi phí cố định.
- Ghi nhận chi phí biến động: Đối với chi phí biến động như tiền điện tiêu thụ trong văn phòng, phí đỗ xe, chi phí bất thường và phụ phí làm ngoài giờ, doanh nghiệp sẽ ghi nhận chúng vào tài khoản chi phí biến động.
- Ghi nhận chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê: Đối với chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê như phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất và chi phí hoàn trả khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp sẽ ghi nhận chúng vào tài khoản chi phí trả một lần.
- Xử lý thuế VAT: Đối với các chi phí liên quan đến thuê văn phòng, doanh nghiệp cần tính toán và xử lý thuế VAT. Thuế VAT được tính trên các khoản chi phí trên cùng với tỷ lệ thuế VAT hiện hành.
- Tổng hợp và báo cáo: Sau khi đã ghi nhận và xử lý các khoản chi phí liên quan đến thuê văn phòng, doanh nghiệp sẽ tổng hợp và báo cáo trong các báo cáo tài chính của mình như báo cáo lợi nhuận và lỗ, báo cáo dòng tiền và báo cáo tài sản và nợ phải trả.
Galaxy Office – A reputable and professional office consulting and leasing company in Ho Chi Minh City
Trên đây là những chia sẻ về các loại diện tích văn phòng người thuê cần phải chú ý đầy đủ và chi tiết nhất hiện nay đến từ chúng tôi – Galaxy Office.
Galaxy Office was born with the mission of bringing customers maximum benefit With minimal resources invested in the office leasing sector in Ho Chi Minh City. With flexibility in our approach and consistently high levels of expertise, we are always committed to delivering the best results for our clients.
We have over 10+ years of experience in the field of consulting, management, and office leasing. And with over 2500+ offices rental listings throughout Ho Chi Minh City, Galaxy Office Ensure that customers have the most suitable options for their actual needs.
If your company is looking to rent office space and wants to experience the best service at the most competitive rates available today, please contact us immediately. Galaxy Office via hotline: 0939.663.882. Our team is always on standby to support and respond to customer needs as quickly as possible. Because we know that every second saved brings another opportunity for businesses in the market.
If you would like us to proactively contact you for support, please fill out the form below:
Galaxy Office We sincerely thank you for your interest. We wish you much joy and success in life!
Contact information:
- Headquarters: 9th Floor, Diamond Plaza Building, 34 Le Duan Street, Ben Nghe Ward, District 1, Ho Chi Minh City.
- Branch: 4th Floor, Van Loi Building, 24 Dang Thai Mai Street, Ward 7, Phu Nhuan District, Ho Chi Minh City.
- 0939.663.882
- info@galaxyoffice.vn
# Galaxy Office # Office Rental
